دلایل شکست پروژهها و راه مواجه با آنها
شکست پروژهها علاوه بر اینکه برای روحیه‌ی تیم شما مضر است و برای موفقیت تجاری شما مشکل‌ساز می‌شود، ممکن است هزینه‌های گزافی روی دست شما بگذارد. طبق آمار اخیر در آمریکا، در ازای هر ۱ میلیارد دلار سرمایه‌گذاری ۱۲۲ میلیون دلار به خاطر اجرای ضعیف به هدر رفته است که عدد سرسام‌آوری است. در این مقاله به ۵ دلیل عمده‌ی عدم موفقیت پروژهها و راه‌های مقابله با آن پرداخته‌ایم.
1-ضعف در مشخص کردن اهداف و دورنمای پروژه
یکی از شایع‌ترین دلایل شکست پروژهها داشتن اهداف غیرشفاف و راهبردهای نامشخص است. بدون داشتن اهداف مشخص اساساً سنجش موفقیت شما امکان‌پذیر نیست؛ وقتی نمی‌دانید قرار است به چه چیزی برسید چطور می‌خواهید بسنجید به آن رسیده‌اید یا نه؟ پس برای کسب موفقیت در انجام پروژهها به هدف‌گذاری و استراتژی مناسب برای رسیدن اهدافتان نیاز دارید.
راه‌حل
برای خود اهدافی تعیین کنید که مشخص، قابل ارزیابی کمی، قابل دست یافتن، مناسب و زمان‌دار باشند. برای مثال اگر می‌خواهید تعداد دنبال کنندگان یک کمپین ایمیلی را افزایش دهید، می‌توانید بگویید «در پایان روز سوم باید ۲۰ دنبال‌کننده به کمپین ایمیلی خودم اضافه کرده باشم» این عبارت مشخص، قابل‌سنجش، قابل دست یافتن و مقید به زمان است. مطمئن شوید از افراد درستی برای دستیابی به اهدافتان کمک می‌گیرید؛ سازمان‌های مختلفی در سراسر جهان درزمینه‌ی جذب نیروی کار، فعال هستند که می‌توانید از آنها برای پیدا کردن افراد بااستعداد و مناسب برای پروژه استفاده کنید. تنها کاری که لازم است انجام دهید کمی تحرک و جست‌وجو برای پیدا کردن افراد متناسب با نیاز و بودجهی شماست.
۲. تخصیص بودجهی اندک
بدون داشتن سرمایه‌ی کافی، ممکن نیست بتوانید یک پروژه را پیش از موعد تعیین‌شده با موفقیت به اتمام برسانید. تقریباً تمام مدیران پروژه منابع اندک یا ناکافی را دلیل اصلی شکست یک پروژه عنوان کرده‌اند.
راه‌حل
این وظیفه‌ی شماست که در جایگاه یک مدیر ارشد اطمینان حاصل کنید مدیران پروژه منابع کافی و موردنیاز برای به انجام رساندن یک پژوه را دارا باشند. وقتی که این کار را انجام دادید می‌توانید در گام بعدی بررسی کنید که آیا مدیران توانسته‌اند از منابع تخصیص داده‌شده به نحو احسنت استفاده کنند یا نه.
۳. ضعف در مدیریت پروژه
اختلال یا شکست در پروژهها ممکن است به خاطر نظرات مدیران بی‌تجربه یا نالایق باشد که مهارت‌های لازم را برای مدیریت مؤثر پروژه نداشته‌اند. نامشخص بودن اختیارات و وظایف هم می‌تواند دلایل دیگری برای ضعف عملکرد مدیران پروژه باشد.
راه‌حل
اگر مدیری بی‌تجربه را به کار می‌بندید ابتدا با آموزش و مهارت افزایی شروع کنید تا او توانایی اداره‌ی پروژهها را به دست بیاورد. اطمینان حاصل کنید که تمام وظایف و نقش‌های مدیر به‌طور واضح تعریف شده است تا از ابهام و بروز اختلال جلوگیری شود. اگر یک پروژه‌ی بزرگ در ابعاد بین‌المللی دارید مطمئن شود از افراد متخصص و کمک شرکت‌های بین‌المللی خدمات جذب نیروی کار بهره می‌برید تا بهترین افراد را برای انجام پروژه پیدا کنید.
4- بی‌علاقگی سهامداران کلیدی نسبت به پروژه
داده‌های گردآمده توسط دانشگاه اوتاوا بیان می‌کند که ۳۳ درصد از پروژه‌های شکست‌خورده دلیل شکستشان عدم تمایل و علاقه‌ی مدیران ارشد بوده است. حضور ضعیف مشتری در پیشبرد پروژه و عدم ارائه‌ی بازخورد در زمان مناسب از دلایل جانبی شکست یا توقف یک پروژه است.
راه‌حل
اگر سهامداران اصلی را در بی‌اطلاعی نگهدارید احتمال کمی وجود دارد که نسبت به پروژه علاقه‌مند بمانند پس با بازگرداندن بازخوردها به آنها و تعیین جلسات به‌طور منظم آنها در ارتباط با پروژه نگهدارید تا علاقه‌مند باقی بمانند. آنها را در تمام پروسه‌ی انجام پروژه دخیل کنید و از آنها نظر بخواهید و پیشرفت‌ها و اصلاحات انجام‌شده را گوشزد کنید. به این شکل مطمئن خواهید بود که مدیران ارشد و سهامداران همچنان به انجام پروژه علاقه‌مند خواهند بود.
5- ضعف در برقراری ارتباط
ضعف در ارتباط یک مانع اساسی به ثمر رساندن یک پروژه است. اکثر تیم‌های اداری از ایمیل برای برقراری ارتباط با همدیگر و اطلاع دادن از روند پروژه استفاده می‌کنند. مشکل اساسی این روش آن است که اطلاعات مهم درباره‌ی پروژه فقط در صدوق وردی (inbox) ایمیل‌های فردی قابل‌دسترسی است. پس اگر فرد جدیدی به پروژه اضافه شود به آن اطلاعات و پیشینه‌ی بحث‌ها اطلاعات دسترسی نخواهد داشت.
راه‌حل
بر روی یک تکنولوژی مدیریت پروژه که تحت وب باشد سرمایه‌گذاری کنید تا در اختیار کارکنان قرار بگیرد. این پلتفرم جدید این اجازه را به افراد تیم می‌دهد تا هم‌زمان باهم ارتباط برقرار کنند و اطلاعات نیز به‌جای پراکنده بودن به‌طور یکجا ذخیره شود تا امکان مرور آن توسط مدیران یا فردی جدیدی که به گروه ملحق می‌شود وجود داشته باشد. همچنین استفاده از این محیط به‌جای ایمیل‌های شخصی موجب افزایش شفافیت و بالا رفتن راندمان کاری می‌شود.
بحث پایانی
شما به‌راحتی می‌توانید شانس شکست در پروژهها را با مطالعه درباره‌ی چالش‌های معمول انجام یک پروژه، کاهش دهید. قبل آغاز پروژه باید به‌واسطه‌ی وقت گذاشتن برای طرح‌ریزی پروژهها به کارمندانتان نشان دهید توانایی مدیریت و رهبری دارید. باید اهداف و وظایف افراد را شفاف و دقیق مشخص کنید و منابع مناسب آن اهداف را هم تأمین کنید و در آخر مطمئن شوید بهترین افراد ممکن را برای انجام پروژه‌هایتان جذب می‌کنید.
منبع: cofmag.com